Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Wir nutzen Dienste von Drittanbietern zur ortsunabhängigen Kommunikation im Geschäftsbetrieb, bspw., um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite des Diensteanbieters bspw. für Dateidownloads oder einen Browser-Zugriff auf ein Online-Meeting aufrufen, ist dieser für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Im Falle von Zoom Communications Inc., USA, gelten die Datenschutzhinweise unter https://zoom.us/de-de/privacy-and-legal.html

Im Falle von Microsoft Teams, USA, gelten die Datenschutzhinweise unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Online-Meetings werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme machen.

 

Verarbeitete personenbezogene Daten:

Benutzerstammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie optional getätigte Angaben

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen: Inhalte aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen oder Chatverläufe.

Bei Anruf/Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

 

Umfang der Verarbeitung

Für eine aktive Teilnahme an Online-Meetings, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, werden wir Ihnen dies im Vorfeld transparent mitteilen und soweit erforderlich um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der jeweiligen App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei einem Dienst als Benutzer registriert sind, kann dieser entsprechend ihren Einstellungen weitere Informationen speichern.

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten unserer Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sofern Online-Meetings im Rahmen einer Vertragsbeziehungen durchgeführt werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. In anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings zu den angegebenen Zwecken.

 

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Beschäftigten, Geschäftspartnern, Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Diensteanbieter erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der Nutzungsbedingungen vorgesehen ist.

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt, zudem können dortige Behörden Zugriff auf die Daten erhalten. Im Rahmen der Anmeldung haben wir mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Dieser wurde automatisch bei der Registrierung des Zoom-Accounts abgeschlossen, da alle unter www.zoom.us/legal verlinkten Dokumente in das Vertragsverhältnis einbezogen werden.

https://zoom.us/de-de/privacy-and-legal.html

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Microsoft Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit möglicherweise auch in einem Drittland statt, zudem können dortige Behörden Zugriff auf die Daten erhalten. Als Bestandteil des Hauptvertrages haben wir mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Weitere Informationen unter: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

 

Löschung Ihrer Daten

Personenbezogene Daten (z. B. Aufzeichnungen) aus Online-Meetings werden von uns gelöscht, sobald der Zweck für die Aufbewahrung entfallen ist (z. B. Beendigung eines Projekts), Rohdaten zwischenzeitlich inhaltlich so aufbereitet wurden, dass das Ursprungsmaterial nicht mehr erforderlich ist, Inhalte nicht mehr praxisrelevant sind oder im Rahmen eines Vertrags eine bestimmte Aufbewahrungsdauer vereinbart wurde und diese überschritten ist.

Grundsätzlich weisen wir bei einer längeren Aufbewahrung darauf hin. In diesen Fällen können Sie einer längeren Aufbewahrung widersprechen.

Sofern Daten zu Nachweiszwecken von uns gespeichert werden, beträgt die Aufbewahrungszeit mindestens 3 Jahre zzgl. die verbleibenden Monate des laufenden Jahres (§ 195 Regelmäßige Verjährungsfrist).

 

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO zu ihren von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO von unrichtigen personenbezogenen Daten
• Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten nach Art.- 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO:
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.